Caixa cirúrgica incompleta: quanto esse problema realmente custa ao hospital?

Uma caixa cirúrgica não precisa estar completamente vazia para representar um problema.

Às vezes falta apenas uma tesoura. Um porta-agulhas. Uma pinça específica. Um afastador. Um instrumental que, isoladamente, pode parecer apenas mais um item dentro de um conjunto com dezenas de peças.

Mas, dependendo de sua função, uma única ausência pode comprometer a utilização adequada de toda a caixa.

Esse é um problema mais frequente do que parece na rotina hospitalar. Instrumentais podem se perder ao longo do fluxo entre centro cirúrgico, CME, lavagem, preparo, esterilização, armazenamento e utilização. Outros chegam à manutenção quebrados ou com um nível de desgaste que já não permite recuperação técnica segura.

O resultado aparece aos poucos: caixas originalmente completas começam a retornar com menos peças, instrumentos diferentes passam a ser utilizados como substitutos e o patrimônio cirúrgico do hospital vai sendo reduzido sem que necessariamente exista uma visão consolidada desse processo.

O verdadeiro custo de uma caixa incompleta, portanto, vai muito além do preço do instrumental que desapareceu.

Quando uma peça desaparece, o problema não termina no valor da reposição

Imagine uma caixa composta por 40 instrumentos.

Ao longo do tempo, uma pinça é perdida. Meses depois, outro instrumental sofre uma quebra sem possibilidade de recuperação. Uma terceira peça apresenta desgaste avançado e precisa ser retirada definitivamente de uso.

Fisicamente, a caixa continua existindo.

Mas ela já não é mais a mesma caixa originalmente planejada para aquele procedimento.

Dependendo da importância dos itens ausentes, essa situação pode gerar necessidade de procurar instrumentos em outras caixas, realizar substituições improvisadas, mobilizar profissionais para localizar peças, reorganizar conjuntos ou adquirir itens de forma emergencial.

Em situações mais críticas, a indisponibilidade do instrumental adequado pode inclusive afetar a preparação do procedimento.

Por isso, analisar somente o preço da peça perdida é uma visão incompleta do problema.

Existe também um custo operacional.

Tempo da equipe da CME, tempo da enfermagem, controles adicionais, compras emergenciais, necessidade de movimentar instrumentos entre caixas e dificuldade para saber exatamente o que deveria estar dentro de cada conjunto.

Quanto maior o parque de instrumental do hospital, mais difícil pode se tornar identificar essas pequenas perdas individualmente.

O problema pode começar muito antes da manutenção

Uma característica importante do instrumental cirúrgico é sua intensa circulação dentro do ambiente hospitalar.

Depois de utilizado, ele passa por diferentes etapas e diferentes profissionais antes de retornar ao estoque e novamente ao centro cirúrgico.

Ao longo desse ciclo, podem ocorrer extravios, misturas entre caixas, substituições, quebras ou simplesmente a retirada de determinado instrumental sem que ele posteriormente retorne ao conjunto original.

Quando não existe identificação adequada ou um histórico confiável da composição da caixa, descobrir onde ocorreu a perda pode ser extremamente difícil.

Muitas vezes o problema somente fica evidente quando a caixa é enviada para manutenção.

É nesse momento que uma avaliação técnica mais ampla pode revelar algo importante:

não basta restaurar aquilo que chegou. Também é necessário verificar aquilo que deveria ter chegado e não está mais lá.

Manutenção da caixa não deveria significar apenas reparar peças

Tradicionalmente, a manutenção de instrumental cirúrgico é vista como uma atividade predominantemente corretiva.

O hospital envia determinada quantidade de instrumentais. A empresa realiza afiação, ajuste, alinhamento, polimento, substituição de componentes ou outros reparos necessários e posteriormente devolve os materiais.

Esse trabalho é fundamental.

Mas existe uma oportunidade de ir além.

Quando a manutenção é realizada por uma empresa capaz de analisar o conjunto como um todo, a remessa pode se transformar também em um momento de revisão da integridade da caixa cirúrgica.

O objetivo deixa de ser simplesmente devolver os instrumentos reparados.

Passa a ser:

devolver ao hospital uma caixa funcional, organizada e, sempre que contratado e tecnicamente possível, completa.

Da oficina para a gestão do instrumental

Uma empresa especializada pode identificar durante a manutenção diferentes situações.

Instrumentos que podem ser recuperados devem ser restaurados física e funcionalmente.

Instrumentos sem possibilidade técnica de recuperação devem ser claramente identificados e reportados.

E os instrumentais ausentes podem ser apontados quando existe uma relação confiável da composição esperada daquela caixa.

A partir desse diagnóstico, o hospital pode decidir pela reposição dos itens faltantes.

Quando a própria empresa responsável pela manutenção também está devidamente habilitada para fornecer os produtos necessários, cria-se uma vantagem operacional importante: manutenção e recomposição da caixa podem fazer parte de um mesmo processo.

Em vez de receber de volta uma caixa reparada, porém ainda incompleta, a CME pode receber o conjunto revisado, com os itens faltantes repostos de acordo com a aprovação do hospital e devidamente identificados segundo o padrão adotado pela instituição.

Identificar a peça nova é tão importante quanto repor a peça

A reposição física resolve apenas uma parte do problema.

O instrumental incorporado ao conjunto precisa passar a fazer parte do controle patrimonial e operacional da instituição.

Por isso, identificação e codificação são componentes importantes de uma gestão moderna do instrumental cirúrgico.

Dependendo do sistema utilizado pelo hospital, um instrumento novo pode receber gravação, código interno, identificação da caixa ou tecnologia de rastreabilidade, como DataMatrix.

Dessa maneira, aquela peça deixa de ser simplesmente “uma nova pinça”.

Ela passa a possuir identidade dentro do sistema do hospital.

Isso facilita saber a qual caixa pertence, acompanhar futuras manutenções e, em estruturas com rastreabilidade individual, construir seu histórico ao longo do tempo.

É um detalhe que muda completamente a lógica do processo.

Comprar repõe o objeto. Identificar e registrar repõe o objeto e o incorpora novamente ao sistema de gestão.

Um exemplo simples

Considere uma caixa que originalmente deveria conter 50 instrumentos.

Ela chega para manutenção com 47.

Durante a inspeção técnica, verifica-se ainda que um dos instrumentos apresenta dano sem possibilidade de recuperação.

Uma manutenção convencional poderia reparar as 46 peças recuperáveis e devolver a caixa com 46 instrumentos funcionais.

O serviço foi executado corretamente, mas o problema do hospital não foi completamente resolvido.

Em um modelo integrado, o processo pode ser diferente.

A empresa identifica as três ausências e o instrumento condenado, comunica a situação ao hospital e apresenta a possibilidade de reposição dos quatro itens.

Após a aprovação, os novos instrumentos são incorporados, identificados conforme o padrão definido e a caixa retorna com sua composição restabelecida.

A diferença entre os dois modelos é significativa:

no primeiro, foram consertados instrumentos.No segundo, foi recuperada a capacidade funcional da caixa.

A importância da regularização da empresa parceira

Existe ainda um aspecto que merece atenção por parte dos hospitais.

Manutenção e fornecimento de produtos para saúde são atividades que podem envolver requisitos sanitários diferentes.

Segundo a Anvisa, empresas que realizam exclusivamente instalação, manutenção e assistência técnica de equipamentos para saúde são dispensadas de AFE, embora devam possuir o licenciamento sanitário aplicável emitido pela autoridade local. Já atividades como distribuição, armazenamento, fabricação, importação e transporte de dispositivos médicos estão entre aquelas sujeitas à Autorização de Funcionamento de Empresa — AFE — conforme a atividade efetivamente exercida.

Portanto, quando o hospital pretende contratar uma empresa que, além de realizar manutenção, também possa fornecer instrumentais para recompor suas caixas, é importante verificar se ela possui as autorizações e licenças compatíveis com as atividades que executa.

A AFE é uma autorização emitida pela Anvisa e não se confunde com a licença sanitária emitida pela Vigilância Sanitária local; são instrumentos regulatórios distintos.

Também é importante avaliar a existência de estrutura técnica, procedimentos documentados e responsabilidade técnica compatíveis com as atividades desenvolvidas.

Esses cuidados aumentam a segurança do hospital ao centralizar manutenção e reposição em um parceiro tecnicamente estruturado e regularmente habilitado para aquilo que se propõe a realizar.

Prevenir pode ser mais importante do que descobrir quem perdeu

É natural que, quando uma peça desaparece, a primeira pergunta seja:

“Quem perdeu este instrumental?”

Mas, sob o ponto de vista da gestão, talvez exista uma pergunta ainda mais importante:

“Como podemos evitar que isso volte a acontecer?”

É aí que identificação, histórico e análise de dados começam a ganhar relevância.

Se cada caixa possui uma composição definida e cada instrumental importante pode ser individualmente identificado, torna-se muito mais fácil perceber quando alguma coisa mudou.

Mais do que isso: ao acumular histórico, o hospital começa a enxergar padrões.

Determinadas caixas perdem mais instrumentos?

Alguns tipos de peças apresentam maior frequência de quebra?

Existem instrumentos que retornam repetidamente para manutenção?

Determinadas especialidades apresentam maior índice de reposição?

Quanto o hospital está gastando anualmente não apenas com manutenção, mas também com recomposição do seu parque de instrumentais?

Essas informações dificilmente aparecem quando cada manutenção é tratada como um evento isolado.]

Elas começam a surgir quando o instrumental passa a ser acompanhado ao longo de seu ciclo de vida.

De caixa cirúrgica para ativo gerenciado

O instrumental cirúrgico representa um patrimônio significativo para qualquer instituição hospitalar.

Entretanto, durante muitos anos sua gestão foi baseada principalmente na existência física das caixas: a caixa está disponível ou não está disponível.

A evolução tecnológica permite uma abordagem diferente.

A pergunta deixa de ser apenas:

“A caixa está aqui?”

E passa a incluir:

“Ela está completa? Seus instrumentos estão funcionais? Qual é o histórico dessas peças? Quais foram substituídas? Quais apresentam reincidência de manutenção? Quanto estamos investindo para conservar esse conjunto?”

Essa mudança transforma a manutenção em fonte de informação para a gestão.

O papel de uma empresa parceira

Na Instrumentarium, entendemos que a manutenção de instrumental cirúrgico pode ir além do reparo individual de uma peça.

Ao reunir manutenção preventiva e corretiva, restauração física e funcional, identificação e codificação de instrumentais e possibilidade de fornecimento para reposição de itens, torna-se possível trabalhar com uma visão mais ampla da necessidade da CME.

A Instrumentarium possui Licença Sanitária, Autorização de Funcionamento de Empresa junto à Anvisa para as atividades autorizadas e Responsável Técnico, permitindo atuar dentro do escopo regulatório aplicável aos serviços e produtos oferecidos.

Nos projetos em que existe controle da composição das caixas, a manutenção pode também funcionar como um importante ponto de conferência: identificar o que chegou, aquilo que necessita reparo, o que não possui mais condição de recuperação e aquilo que está faltando.

O objetivo final não é simplesmente fazer com que uma tesoura volte a cortar ou que uma pinça volte a funcionar.

É contribuir para que o hospital receba novamente uma caixa cirúrgica completa, identificada e funcional.

Porque uma caixa cirúrgica incompleta não representa apenas a falta de algumas peças.

Ela pode representar perda patrimonial, perda de eficiência operacional e, principalmente, perda de previsibilidade para a CME.

E quanto melhor conhecemos o histórico de cada caixa e de seus instrumentais, maior é nossa capacidade de antecipar problemas em vez de simplesmente reagir a eles.