Manutenção baseada em dados: o próximo passo na gestão do instrumental cirúrgico
- serginex
- 8 de ago.
- 6 min de leitura
Quando cada intervenção passa a gerar informação, a manutenção deixa de ser apenas corretiva ou preventiva e começa a se transformar em uma ferramenta de gestão.
Durante muitos anos, a manutenção de instrumentais cirúrgicos foi tratada principalmente como uma atividade técnica: um instrumento apresenta desgaste, desalinhamento, perda de corte ou alguma falha funcional, é encaminhado para manutenção, recuperado e devolvido à CME.
Esse processo continua sendo fundamental. Mas existe uma oportunidade de ir muito além.
Cada instrumental que passa por uma manutenção carrega consigo informações sobre seu uso, seu desgaste, sua recorrência de falhas e sua própria trajetória dentro do hospital. Quando essas informações deixam de ser observadas isoladamente e passam a ser registradas e analisadas ao longo do tempo, surge uma nova forma de administrar o parque de instrumentais.
É o que podemos chamar de manutenção baseada em dados.
Na prática, significa transformar cada intervenção realizada em um ponto de informação capaz de contribuir para decisões futuras.
Da manutenção isolada para o histórico do instrumental
Imagine dois porta-agulhas aparentemente iguais enviados para manutenção.
O primeiro necessita de um ajuste depois de vários anos de utilização e não possui histórico recente de intervenções.
O segundo passou por três manutenções nos últimos doze meses, apresentando problemas semelhantes em todas elas.
Tecnicamente, os dois podem retornar ao hospital funcionando perfeitamente.
Do ponto de vista de gestão, porém, eles contam histórias completamente diferentes.
O primeiro pode estar apresentando um desgaste normal relacionado ao tempo de utilização.
O segundo pode indicar desgaste avançado, intensidade de uso elevada, problema relacionado ao processamento, utilização inadequada ou simplesmente estar se aproximando do momento em que sua substituição deve ser considerada.
Sem histórico, essas informações desaparecem assim que o instrumental retorna ao hospital.
Com histórico estruturado, cada manutenção acrescenta uma nova peça a um conjunto muito maior de informações.
É justamente essa mudança de perspectiva que permite evoluir do simples “consertar instrumentos” para “acompanhar o ciclo de vida dos instrumentos”.
Cada manutenção gera dados
Uma intervenção técnica pode gerar muito mais informação do que apenas a descrição do serviço realizado.
Entre os dados que podem ser acompanhados ao longo do tempo estão:
tipo e modelo do instrumental;
especialidade ou caixa cirúrgica à qual pertence;
data das intervenções realizadas;
tipo de problema encontrado;
serviço executado;
componentes eventualmente substituídos;
reincidências;
frequência de manutenção;
condição estrutural observada;
recomendações técnicas;
evolução do desgaste e eventual necessidade de reposição.
Consideradas individualmente, são informações operacionais.
Quando reunidas durante meses ou anos, elas começam a mostrar comportamentos, frequências e tendências.
E é nesse momento que os dados passam a gerar valor para a gestão hospitalar.
O parque de instrumental também possui uma história
Hospitais normalmente possuem informações sobre quantidade de instrumentais, composição das caixas e investimentos realizados na aquisição de novos materiais.
Mas uma pergunta diferente pode revelar muito mais:
Como esse parque está envelhecendo?
Quais instrumentais apresentam maior frequência de manutenção?
Quais caixas concentram mais ocorrências?
Existem determinadas famílias de instrumentos com maior índice de desgaste?
Alguns instrumentos estão sendo reparados repetidamente quando talvez já seja mais adequado planejar sua substituição?
Existem especialidades apresentando comportamento diferente das demais?
Essas perguntas dificilmente podem ser respondidas observando apenas uma ordem de serviço.
É necessário observar o conjunto.
Por isso, a manutenção baseada em dados parte de um princípio relativamente simples:
Cada manutenção deixa de ser apenas um reparo e passa a ser um registro sobre a vida daquele instrumental.
O nascimento de um “prontuário técnico” do instrumental
Podemos fazer uma analogia simples.
Um exame médico isolado fornece uma fotografia daquele momento. Quando diversos exames são comparados ao longo dos anos, passa a existir uma linha histórica capaz de demonstrar evolução.
Com o instrumental cirúrgico ocorre algo semelhante.
O registro organizado de cada intervenção pode criar aquilo que podemos chamar de prontuário técnico do instrumental.
Esse histórico permite compreender não apenas qual manutenção foi realizada, mas também como determinado instrumento vem se comportando ao longo do tempo.
No futuro, por exemplo, um hospital poderá analisar que determinado porta-agulha recebeu manutenção em três oportunidades, que o intervalo entre essas intervenções está diminuindo e que o desgaste observado vem aumentando progressivamente.
Essa informação pode apoiar uma decisão muito mais racional sobre continuar realizando sua recuperação ou programar sua substituição.
A manutenção passa, portanto, a ajudar também no planejamento.
De informação técnica para inteligência de gestão
O maior potencial aparece quando milhares desses registros começam a ser analisados conjuntamente.
Em vez de perguntar apenas:
“Quantos instrumentos foram enviados para manutenção este mês?”
a instituição começa a poder fazer perguntas mais relevantes:
“Quais instrumentos estão apresentando mais problemas?”
“Quais caixas concentram maior número de intervenções?”
“Qual especialidade apresenta maior incidência de manutenção?”
“Quais problemas estão se repetindo?”
“A frequência de manutenção está aumentando ou diminuindo?”
“Onde existe oportunidade de prevenção?”
Esse é o ponto em que manutenção e gestão começam a se encontrar.
Um conjunto de dados historicamente organizado pode permitir a criação de indicadores, relatórios comparativos e análises que auxiliem CME, suprimentos, qualidade e administração hospitalar a compreender melhor o comportamento de seu próprio parque de instrumentais.
Instrumentarium Lifecycle Program™: uma nova abordagem
É dentro dessa visão que a Instrumentarium desenvolve o Instrumentarium Lifecycle Program™.
O conceito parte da experiência acumulada na manutenção e restauração de instrumentais cirúrgicos, mas propõe ampliar o papel tradicional da assistência técnica.
A ideia é acompanhar progressivamente o ciclo de vida do instrumental, reunindo histórico técnico, rastreabilidade das intervenções, indicadores e informações que possam apoiar decisões de manutenção, recuperação, prevenção e reposição.
O programa não deve ser entendido simplesmente como um software.
Trata-se de uma metodologia de gestão associada ao serviço de manutenção, apoiada por tecnologia e por uma base de dados estruturada.
A tecnologia é uma ferramenta.
O verdadeiro objetivo é transformar informações técnicas que normalmente ficariam dispersas em conhecimento útil para o hospital.
Contratos continuados permitem enxergar aquilo que uma manutenção isolada não mostra
Existe uma razão importante para que esse modelo faça especialmente sentido dentro de programas continuados de manutenção.
Uma intervenção isolada oferece poucas informações sobre comportamento.
O acompanhamento durante meses e anos cria histórico.
Quanto maior a continuidade dos registros, maior a possibilidade de identificar reincidências, padrões e tendências.
Por isso, dentro de um relacionamento continuado entre hospital e empresa de manutenção, pode começar a ser construída uma base de conhecimento específica daquele parque de instrumentais.
Não se trata apenas de saber o que foi realizado.
Trata-se de começar a compreender como aquele parque está se comportando.
Da manutenção corretiva à preventiva — e da preventiva à inteligência
A evolução da manutenção pode ser observada em diferentes estágios.
Durante muito tempo, predominou o modelo corretivo: o instrumental apresentava um problema e então era encaminhado para reparo.
A manutenção preventiva representou um avanço importante, porque passou a permitir intervenções programadas antes que determinadas falhas se tornassem mais graves.
A utilização estruturada de dados representa um novo passo.
O histórico pode ajudar a direcionar melhor a própria manutenção preventiva, concentrando atenção onde os dados apontam maior necessidade.
Em um estágio futuro, bases históricas suficientemente consistentes poderão inclusive contribuir para modelos de análise preditiva, capazes de identificar tendências de desgaste e antecipar determinadas necessidades.
Não significa prever exatamente quando um instrumento apresentará uma falha.
Significa utilizar seu histórico e o comportamento de grupos semelhantes para tomar decisões progressivamente mais fundamentadas.
Melhor manutenção também significa melhor utilização dos recursos
Existe outro aspecto importante.
Nem sempre substituir imediatamente é a melhor decisão.
Da mesma forma, continuar realizando sucessivas manutenções em determinado instrumental pode deixar de ser economicamente interessante em algum momento.
Uma gestão baseada em histórico pode ajudar o hospital a encontrar um equilíbrio entre recuperação e reposição.
Isso pode contribuir para reduzir dois tipos de desperdício: descartar prematuramente aquilo que ainda pode ser recuperado e continuar investindo repetidamente naquilo que já deveria ser substituído.
Quando essa decisão é apoiada por histórico técnico, ela deixa de ser apenas uma percepção e passa a possuir evidências.
Um novo papel para a manutenção de instrumentais
A manutenção continuará tendo sua essência técnica.
Uma tesoura precisa cortar adequadamente.
Um porta-agulha precisa segurar a agulha corretamente.
Uma pinça precisa estar alinhada.
Um instrumental articulado precisa apresentar movimentação adequada.
Mas a forma como essas intervenções são registradas, relacionadas e analisadas pode transformar profundamente o valor gerado pelo serviço.
O instrumental deixa de entrar e sair da assistência técnica de maneira anônima.
Ele passa a construir uma história.
E essa história pode ajudar a instituição a compreender melhor custos, desgaste, utilização, necessidade de reposição e oportunidades de melhoria.
O próximo passo
Na Instrumentarium, entendemos que o futuro da manutenção do instrumental cirúrgico não estará apenas na capacidade de reparar melhor.
Estará também na capacidade de registrar, interpretar e transfor
mar cada intervenção em conhecimento.
É essa visão que está orientando o desenvolvimento do Instrumentarium Lifecycle Program™, integrando experiência técnica, acompanhamento do ciclo de vida, dados e novas tecnologias aplicadas à gestão do instrumental.
Porque cuidar de um instrumental não significa apenas recuperar aquilo que apresentou uma falha.
Significa compreender sua história para tomar melhores decisões sobre seu futuro.
Instrumentarium Lifecycle Program™
Mais que manutenção. Gestão inteligente para resultados reais.
A manutenção baseada em dados começa pelo histórico — mas não termina nele.Nos próximos artigos desta série, vamos avançar para indicadores, análise de reincidências, gestão do ciclo de vida, manutenção preditiva e novas tecnologias aplicadas ao reconhecimento e acompanhamento do instrumental cirúrgico.
No próximo artigo: Do reparo ao ciclo de vida: por que conhecer o histórico do instrumental muda a gestão da CME.
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